Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt zu einer der wichtigsten Fähigkeiten für Fach- und Führungskräfte geworden. Beim Zeitmanagement geht es vor allem darum, deine verfügbare Zeit effizienter zu nutzen und durch Zeitplanung mehr Produktivität zu erreichen und mehr Arbeit erledigen zu können.
Die besten Zeitmanagement Methoden
Hier haben wir einmal die besten Methoden im Überblick zusammengefasst. Dabei ist keine besser oder schlechter als die andere. Es hängt vielmehr von deiner Persönlichkeit, deinen Aufgaben oder deiner Arbeitsweise ab, welche Methode für dich am besten funktioniert.
ALPEN-Methode:
Die ALPEN-Methode dient vor allem einer ersten ordentlichen Strukturierung und Visualisierung deiner Vorhaben. Du wendest diese Methode am besten am Ende deines Arbeitstages an, um dich nicht am nächsten Morgen wieder in die Aufgaben hineindenken zu müssen. Die fünf Schritte dieser Methode sind:
Pareto-Prinzip:
Das Pareto-Prinzip basiert auf der 80-20-Regel. Es besagt, dass du mit 20 Prozent des Aufwands schon 80 Prozent des Ergebnisses schaffen kannst. Andersherum brauchen jedoch die anderen 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent deiner Zeit und Energie. Es ist also äußerst wichtig für ein gutes Zeitmanagement, diese Zeitfresser zu identifizieren. Zusätzlich hilfreich ist es zu wissen, welche Aufgaben wirklich eine hundert-prozentige Lösung brauchen, und bei welchen schon 80 Prozent zu einem guten Ergebnis führen. Anschließend kannst du dich auf die Aufgaben fokussieren, die den größten Einfluss auf das Ergebnis haben.
Die Pomodoro-Technik:
Der Name dieser Technik stammt von einem italienischen Unternehmer, der eine Küchenuhr in Form einer Tomate nutzte, um seine Zeit effizienter zu nutzen (pomodoro = Tomate). Bei der Pomodoro-Technik wird in Zeitblöcken von 25 Minuten produktiv gearbeitet mit einer Pause von jeweils 5 Minuten.
Nach drei bis vier Durchgängen sollte eine längere Pause von 20-30 Minuten eingelegt werden. Diese Vorgehensweise hilft dabei, umfangreiche Aufgaben in kleinere und überschaubare Schritte aufzuteilen oder kleinere Projekte schnell zu erledigen. Die Fokuszeit hilft dir dabei, dich ohne Ablenkung auf deine Aufgaben konzentrieren zu können. Die Pausen oder Pufferzeiten kannst du nutzen für die Dinge, die dich normalerweise ablenken würden, z.B. ein Blick aufs Handy oder ein Getränk holen.
Eisenhower-Matrix
Die weit verbreitete Eisenhower-Matrix, oder auch Eisenhower-Prinzip genannt, wurde von dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt. Sie bietet eine Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren. Dabei werden diese mit einer ABC-Analyse nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet und entsprechend in A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben und D-Aufgaben eingeordnet. Je nach Zuordnung der Priorität werden die wirklich wichtigen Aufgaben dann sofort erledigt, delegiert, terminiert oder weniger wichtige To-Dos sogar ignoriert.
Die „Eat the Frog“-Methode
Diese sehr simple Methode, zu Deutsch „Iss den Frosch“, besagt nichts anderes, als dass du die schwierigste und wichtigste Aufgabe als erstes am Tag erledigen solltest. Der Morgen bietet für die meisten Personen die produktivste Zeit des Tages – das kannst du ausnutzen, um die schwierigste Aufgabe zuerst hinter dich zu bringen. So startest du direkt mit einem Erfolgserlebnis in den Tag, das dich den Rest des Tages begleitet und motiviert.
Getting Things Done (GTD)
Die Getting Things Done-Methode, entwickelt von David Allen, basiert auf der Idee, alle anstehenden Aufgaben und Ideen aus dem Kopf zu bekommen und in ein zuverlässiges System zu überführen. So kannst du dich besser auf die Umsetzung konzentrieren, ohne dir ständig Gedanken darüber zu machen, was als nächstes zu tun ist. Die Methode folgt fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Das GTD-System erfordert eine gewisse Anfangsinvestition, um es vollständig zu implementieren. Sobald es jedoch in den Alltag integriert ist, kann es dazu beitragen, Stress zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Diese verschiedene Methoden helfen dir, deinen Arbeitsalltag zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und deine Produktivität zu maximieren. Die Einführung einer neuen Methode in den Alltag kann einige Wochen dauern. Sie muss schließlich zur Gewohnheit werden. Es ist also ein gewisses Maß an Disziplin notwendig. Deshalb ist es umso wichtiger, sich selbst realistische Ziele zu setzen, die du auch wirklich umsetzen kannst.
Wenn du eine Methode erfolgreich eingeführt hast, ist es wichtig, dass du überprüfst, ob sie tatsächlich für dich funktioniert. Du kannst die Methode auch an deine individuellen Anforderungen anpassen, sie optimieren und nachjustieren. Außerdem kannst du dich regelmäßig belohnen, wenn du eine oder mehrere Aufgaben besonders effizient abgeschlossen hast. So findest du nach und nach die beste Zeitmanagement-Methode für dich.
Es gibt auch ein paar gute Tools, die du für dein Zeitmanagement nutzen kannst. Wir empfehlen beispielsweise Trello oder Asana, um deine täglichen Aufgaben besser in deine To-Do-Liste einplanen und organisieren zu können.
Du möchtest dein Zeitmanagement verbessern? Auf unserer Lernplattform troodi grow bieten wir ein Lernprogramm an, um dich genau dabei zu unterstützen und dir wertvolle Methoden und Tipps zu vermitteln, um deine Produktivität zu steigern. Unsere Expertin Anna Bidowetz begleitet dich durch die einzelnen Kapitel. Das kannst du alles aus dem Lernprogramm mitnehmen:
- Überblick über Zeitmanagement Methoden
- Tages- und Wochenplanung
- Planung und Priorisierung von Aufgaben
- Identifizierung von Störfaktoren und Zeitfressern
- Optimierung des eigenen Zeitmanagements
Hier kannst du dir einen Trailer des Lernprogramms anschauen.
Du kannst dir auch einfach einen kostenlosen Testzugang erstellen oder uns bei weiteren Fragen per Mail oder telefonisch kontaktieren.
