Die Anfänge der Kanban-Methode sind Ende der 1940er-Jahre aus dem Toyota Production System (TPS) heraus entstanden. Aus dem japanischen übersetzt bedeutet „Kanban“ so viel wie „Signalkarte“. Auf diesen Signalkarten wurde vermerkt, wie viel von welchem Material benötigt wurde. Anschließend wurden sie zwischen den Teams bis zu den Zuliefernden weitergereicht, bis die fehlenden Materialien wieder in ausreichender Menge vorhanden waren. Dieses Grundprinzip wird bis heute genutzt, um den Materialfluss zu optimieren und die Lagerbestände am tatsächlichen Materialverbrauch auszurichten. Dieses Vorgehen wird auch als Pull-Methode oder Just-in-Time-Fertigung (JIT) bezeichnet. Dabei wird Nachschub erst angefordert, wenn der Vorrat zu Ende geht.
Seit den 2000er Jahren hat sich die Nutzung des Kanban-Prinzips von der Produktionslogistik auf viele andere Anwendungsbereiche ausgeweitet. Ausschlaggebend dafür waren die Arbeiten von David J. Anderson, der als Erster die Ideen von Kanban auf andere organisationale Prozesse erweitert hat. Das Kanban Framework beruht dabei auf mehreren Grundprinzipien und Praktiken.
Die Grundprinzipien von Kanban
Die agile Methode beinhaltet drei Grundprinzipien:
1. Starte mit dem, was du jetzt machst und respektiere die aktuellen Prozesse.
Du musst keine neue Organisationsstruktur bauen oder alle Prozesse neu definieren. Du startest als ersten Schritt ganz einfach damit, dass du den Status Quo deiner aktuellen Arbeitsweise transparent machst.
2. Strebe nach inkrementeller, evolutionärer Verbesserung.
Kanban ist eng mit der Idee der kontinuierlichen Verbesserung verknüpft. Dies bezieht sich nicht nur auf das Produkt deiner Arbeit, sondern ganz explizit auch auf deine Arbeitsweise. Durch kontinuierliche Messungen gewinnst du empirische Daten, anhand derer du dein Arbeitssystem weiterentwickeln und optimieren kannst.
3. Fördere Leadership auf allen Ebenen.
In Kanban geht es darum, die Arbeit zu managen, nicht die Arbeitenden. Dementsprechend werden zwar Ziele definiert, die Verantwortung, wie diese Ziele bestmöglich erreicht werden können, wird jedoch in die Teams gegeben. Entscheidungen werden nicht nach dem HiPPO-Prinzip (Highest Paid Persons Opinion), sondern basierend auf empirisch gewonnenen Daten getroffen.
Die sechs Praktiken von Kanban
Neben diesen drei Grundprinzipien gibt es sechs Praktiken, die dir dabei helfen, Kanban konkret in der Praxis umzusetzen:
1. Visualisiere deine Arbeit.
Der erste Schritt zu einer Veränderung ist das Verstehen des Status Quo. Mithilfe der Visualisierung deiner Arbeitspakete und -schritte schaffst du Transparenz über deinen Arbeitsprozess.
2. Limitiere den Work in Progress.
Menschen sind nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben. Zumindest dann nicht, wenn es um Dinge geht, die unsere kognitive Aufmerksamkeit erfordern. Aus diesem Grund ist es ein zentrales Ziel von Kanban, Arbeit abzuschließen, anstatt immer neue Arbeit in das System hereinzugeben. Auf den Punkt gebracht wird diese Idee in dem Satz „Stop starting, start finishing“.
3. Manage Flow.
Das System ist so zu gestalten, dass sich möglichst wenig Arbeit staut und gleichzeitig möglichst wenig Leerlauf entsteht. Ein zentrales Element dabei ist das schon erwähnte Pull-Prinzip. Dabei „zieht“ sich die im Arbeitsprozess nachgelagerte Person (oder das nachgelagerte Team) die Arbeit erst, wenn sie die dafür notwendige Kapazität hat. Sie nimmt also immer nur eine begrenzte Anzahl an Arbeiten gleichzeitig an. Dementsprechend sollte die Arbeit, die in ein System gegeben wird, stets genauso groß wie die Arbeit sein, die wieder aus dem System herausgeht.
4. Mache Regeln und Prozesse explizit.
Die Visualisierung am Kanban-Board hilft nicht nur dabei, die Arbeit selbst, sondern auch alle fest definierten und alle ungeschriebenen Regeln in deinem Arbeitssystem transparent zu gestalten.
Das Ziel dabei ist es, den aktuellen Status Quo festzuhalten, nicht, einen Wunsch-Zustand zu beschreiben. Stellen wir fest, dass es Regeln gibt, die zwar auf dem Papier existieren, an die sich jedoch niemand hält, dann zeigt uns Kanban diese Diskrepanz auf. Die Diskussion dieser Regel führt zu drei Möglichkeiten: Die Regel wird verworfen, die Regel wird geändert oder das Team verpflichtet sich, die Regel zukünftig zu beachten.
5. Implementiere Feedback-Loops.
Regelmäßige Feedback-Schleifen helfen dabei, das System zu optimieren. Daher sind Retrospektiven, in denen du und dein Team eure Arbeitsweise beleuchtet, Gründe für Blockaden und Engpässe analysiert und Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsprozesses diskutiert, ein fester Bestandteil von Kanban.
Aus den so gewonnenen Erkenntnissen werden konkrete Maßnahmen abgeleitet, die nach dem Prinzip eines Experiments für einen bestimmten definierten Zeitrahmen ausprobiert und dann erneut evaluiert werden. In Kanban gehen wir nicht davon aus, dass wir den heiligen Gral der perfekten Zusammenarbeit finden können. Unser Wissen ist immer nur der aktuelle Stand des Irrtums und wird fortlaufend einem Realitätscheck unterzogen.
6. Verbessere gemeinsam und entwickle experimentell weiter.
In der sechsten Praktik wird die Idee der kontinuierlichen Verbesserung und dem Arbeiten mit Experimenten sehr deutlich. Das Vorgehen in Kanban orientiert sich an den Phasen des Deming-Kreises (PDCA: Plan – Do – Check – Act). Dieser Zyklus stellt sicher, dass sich nur die Veränderungen durchsetzen, die sich nachweißlich als sinnvoll erweisen. In Kanban werden also Experimente gestartet, systematisch ausgewertet und anhand der gewonnenen Erkenntnisse Entscheidungen getroffen, um das Produkt oder den Service zu verbessern. Dabei ist das gesamte Team dafür verantwortlich, Verbesserungen zu initiieren.
Fazit
Der Fokus von Kanban liegt auf einem guten Zusammenspiel innerhalb und vor allem zwischen den Teams. Es geht explizit nicht um die Schaffung von einzelnen „high performing individuals“ oder Teams, sondern um eine optimale Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass das Arbeitssystem als Ganzes und nicht die Arbeitsleistung Einzelner optimiert werden soll.
Diese Aufmerksamkeitsverschiebung von der Leistung Einzelner zur Interaktion bietet zusammen mit den beschriebenen drei Prinzipien und sechs Praktiken viele Möglichkeiten für Organisationen, eine erfolgreiche und nachhaltige Arbeitsweise zu etablieren.
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- Grundsätze und Methoden von Kanban
- Vorteile von Kanban
- Beispielhafte Anwendungssituationen
- Umsetzung alleine und/oder in Teams
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