Ursprünglich wurde Kanban Ende der 1940er Jahre im Toyota Production System (TPS) erstmalig eingesetzt. Aus dem japanischen übersetzt bedeutet „Kanban“ so viel wie „Signalkarte“. Auf diesen Signalkarten wurde vermerkt, wie viel von welchem Material benötigt wurde. Anschließend wurden sie zwischen den Teams bis zu den Zuliefernden weitergereicht, bis die fehlenden Materialien wieder in ausreichender Menge vorhanden waren. Dieses Grundprinzip wird bis heute genutzt, um den Materialfluss zu optimieren und die Lagerbestände am tatsächlichen Materialverbrauch auszurichten. Dieses Vorgehen wird auch als Pull-Methode oder Just-in-Time-Fertigung (JIT) bezeichnet. Dabei wird Nachschub erst angefordert, wenn der Vorrat zu Ende geht.
Seit den 2000er Jahren hat sich die Nutzung des Kanban-Prinzips von der Produktionslogistik auf viele andere Anwendungsbereiche ausgeweitet. Ausschlaggebend dafür waren die Arbeiten von David Anderson, der als Erster die Ideen von Kanban auf andere organisationale Prozesse erweitert hat. Das Kanban Framework beruht dabei auf mehreren Prinzipien und Praktiken.
Die Grundprinzipien der Kanban-Methode
Grundsätzlich lässt sich Kanban in drei Prinzipien beschreiben:
1. Starte mit dem, was du jetzt machst und respektiere die aktuellen Prozesse.
Du musst keine neue Organisationsstruktur bauen oder alle Prozesse neu definieren. Du startest als ersten Schritt ganz einfach damit, dass du den Status Quo deiner aktuellen Arbeitsweise transparent machst.
2. Strebe nach inkrementeller, evolutionärer Optimierung.
Kanban ist eng mit der Idee der kontinuierlichen Optimierung verknüpft. Dies bezieht sich nicht nur auf das Produkt deiner Arbeit, sondern ganz explizit auch auf deine Arbeitsweise. Durch kontinuierliche Messungen gewinnst du empirische Daten, anhand derer du dein Arbeitssystem weiterentwickeln und optimieren kannst.
3. Fördere Leadership auf allen Ebenen.
In Kanban geht es darum, die Arbeit zu managen, nicht die Arbeitenden. Dementsprechend werden zwar Ziele definiert, die Verantwortung, wie diese Ziele bestmöglich erreicht werden können, wird jedoch in die Teams gegeben. Entscheidungen werden nicht nach dem HiPPO-Prinzip (Highest Paid Persons Opinion), sondern basierend auf empirisch gewonnenen Daten getroffen.
Die sechs Praktiken von Kanban
Neben diesen drei Grundprinzipien gibt es sechs Praktiken, die dir dabei helfen, diese agile Methode konkret in der Praxis umzusetzen:
1. Arbeit visualisieren
Der erste Schritt zu einer Veränderung ist das Verstehen des Status Quo. Im Kern von Kanban steht die Visualisierung deiner Arbeitspakete und -schritte – damit schaffst du Transparenz über deinen Arbeitsprozess.
2. Work in Progress limitieren
Menschen sind nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben. Zumindest dann nicht, wenn es um Dinge geht, die unsere kognitive Aufmerksamkeit erfordern. Aus diesem Grund ist es ein zentrales Ziel von Kanban, Arbeit abzuschließen, anstatt immer neue Arbeit in das System hereinzugeben. Auf den Punkt gebracht wird diese Idee in dem Satz „Stop starting, start finishing“.
3. Workflow managen
Das System ist so zu gestalten, dass sich möglichst wenig Arbeit staut und gleichzeitig möglichst wenig Leerlauf entsteht. Ein zentrales Element dabei ist das schon erwähnte Pull-Prinzip. Dabei „zieht“ sich die im Arbeitsprozess nachgelagerte Person (oder das nachgelagerte Team) die Arbeit erst, wenn sie die dafür notwendige Kapazität hat. Sie nimmt also immer nur eine begrenzte Anzahl an Arbeiten gleichzeitig an. Dementsprechend sollte die Arbeit, die in ein System gegeben wird, stets genauso groß wie die Arbeit sein, die wieder aus dem System herausgeht.
4. Regeln und Prozesse explizit machen
Die Visualisierung am Kanban-Board hilft nicht nur dabei, die Arbeit selbst, sondern auch alle fest definierten und alle ungeschriebenen Regeln in deinem Arbeitssystem transparent zu gestalten.
Das Ziel dabei ist es, den aktuellen Status Quo festzuhalten, nicht, einen Wunsch-Zustand zu beschreiben. Stellen wir fest, dass es Regeln gibt, die zwar auf dem Papier existieren, an die sich jedoch niemand hält, dann zeigt uns Kanban diese Diskrepanz auf. Die Diskussion dieser Regel führt zu drei Möglichkeiten: Die Regel wird verworfen, die Regel wird geändert oder das Team verpflichtet sich, die Regel zukünftig zu beachten.
5. Feedback-Loops implementieren
Regelmäßige Feedback-Schleifen helfen dabei, das System zu optimieren. Daher sind Retrospektiven, in denen du und dein Team eure Arbeitsweise beleuchtet, Gründe für Blockaden und Engpässe analysiert und Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsprozesses diskutiert, ein fester Bestandteil von Kanban.
Aus den so gewonnenen Erkenntnissen werden konkrete Maßnahmen abgeleitet, die nach dem Prinzip eines Experiments für einen bestimmten definierten Zeitrahmen ausprobiert und dann erneut evaluiert werden. Kanban nimmt nicht an, dass wir den heiligen Gral der perfekten Zusammenarbeit finden können. Unser Wissen ist immer nur der aktuelle Stand des Irrtums und wird fortlaufend einem Realitätscheck unterzogen.
6. Gemeinsam verbessern und experimentell weiterentwickeln
In der sechsten Praktik wird die Idee der kontinuierlichen Verbesserung und dem Arbeiten mit Experimenten sehr deutlich. Das Vorgehen in Kanban orientiert sich an den Phasen des Deming-Kreises (PDCA: Plan – Do – Check – Act). Dieser Zyklus stellt sicher, dass sich nur die Veränderungen durchsetzen, die sich nachweißlich als sinnvoll erweisen. In Kanban werden also Experimente gestartet, systematisch ausgewertet und anhand der gewonnenen Erkenntnisse Entscheidungen getroffen, um das Produkt oder den Service zu verbessern. Dabei ist das gesamte Team dafür verantwortlich, Verbesserungen zu initiieren.
Arbeit
visualisieren
Regeln & Prozesse explizit machen
Work in Progress limitieren
Feedback-Loops implementieren
Workflow
managen
Verbessern & entwickeln
Einführung von Kanban und Kanban Boards
Kanban ist eine Methode des agilen Arbeitens. Durch die Anwendung von Kanban können die Kapazitäten von einzelnen Teammitgliedern besser verwaltet werden. Teams können so eine Reduzierung von Engpässen bewirken. Das Kanban-System liefert einen effizienten Überblick über laufende Arbeit und ermöglicht mehr Produktivität. Im Sinne des kontinuierlichen Workflows können neue Aufgaben jederzeit aus dem Backlog in den Arbeitsablauf eingefügt werden. Dabei werden die aktuell zu bearbeitenden Aufgaben (Work in Progress, kurz „Wip“) limitiert und dadurch schnellere Durchlaufzeiten garantiert. Teams können so flexibel auf neue Umstände reagieren.
Die Implementierung des Frameworks wird mithilfe von Kanban Boards realisiert, wodurch Teammitglieder ihr Arbeitspensum und ihre Arbeitsabläufe besser visualisieren können. Kanban-Boards sind in verschiedene Spalten unterteilt, welche je eine Arbeitsphase separat darstellt. Einzelne Aufgaben oder Aufgabenpakete werden auf dem Board visuell mit Kanban-Karten dargestellt. Diese bewegen sich von einer Spalte in die nächste bis die Aufgabe erledigt ist – zum Beispiel vom Backlog in Zu Erledigen über In Bearbeitung bis hin zu Erledigt.
Kanban stellt nur eine Möglichkeit für agile Arbeitsweisen dar. Andere Methoden sind beispielsweise Scrum und Design Thinking, welche in unserem Blogartikel „Wie funktioniert agiles Arbeiten?“ kurz überschlagen werden. Kanban und Scrum finden beispielsweise häufig in der agilen Softwareentwicklung Anwendung, aber auch in anderen Branchen und Unternehmensbereichen eignen sich Scrum und Kanban.
Fazit
Der Fokus von Kanban liegt auf einem guten Zusammenspiel innerhalb und vor allem zwischen den Teams. Es geht explizit nicht um die Schaffung von einzelnen „high performing individuals“ oder Teams, sondern um eine optimale Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass das Arbeitssystem als Ganzes und nicht die Arbeitsleistung Einzelner optimiert werden soll.
Diese Aufmerksamkeitsverschiebung von der Leistung eines einzelnen Teammitglieds zur Interaktion bietet zusammen mit den beschriebenen drei Prinzipien und sechs Praktiken viele Möglichkeiten für Organisationen. Mit Kanban lässt sich eine erfolgreiche und nachhaltige Arbeitsweise etablieren.
Du möchtest mehr über Kanban lernen? Bei troodi bieten wir ein Lernprogramm an, um dich genau dabei zu unterstützen. Unser Agile Coach und zertifizierter Scrum Master Julian Wonner begleitet dich durch die einzelnen Kapitel. Das kannst du alles aus dem Lernprogramm mitnehmen:
- Definition, Entstehung und Einsatz von Kanban
- Grundsätze und Methoden von Kanban
- Vorteile von Kanban
- Beispielhafte Anwendungssituationen und Einsatzgebiete von Kanban
- Umsetzung alleine und/oder Implementierung von Kanban in Teams
Hier kannst du dir einen Trailer des Lernprograms anschauen.
Du kannst dir auch einfach einen kostenlosen Testzugang erstellen oder uns bei weiteren Fragen per Mail oder telefonisch kontaktieren.
