Kanban – mehr als nur eine Methode
Kanban

6. Dezember 2022

Kanban ist ein beliebtes Framework, wenn es darum geht, agil zu arbeiten. Dabei umfasst die Methode weit mehr als nur das weitbekannte Kanban-Board mit bunten Post-Its, das viele von uns im Kopf haben. Sie bietet einen alternativen Weg zur Agilität und hilft, das Chaos im Arbeitsalltag zu bewältigen, indem sie es visualisiert, reibungslose Abläufe etabliert und Blocker identifiziert. Was genau steckt dahinter?

Die Anfänge der Kanban-Methode sind Ende der 1940er-Jahre aus dem Toyota Production System (TPS) heraus entstanden. Aus dem japanischen übersetzt bedeutet „Kanban“ so viel wie „Signalkarte“. Auf diesen Signalkarten wurde vermerkt, wie viel von welchem Material benötigt wurde. Anschließend wurden sie zwischen den Teams bis zu den Zuliefernden weitergereicht, bis die fehlenden Materialien wieder in ausreichender Menge vorhanden waren. Dieses Grundprinzip wird bis heute genutzt, um den Materialfluss zu optimieren und die Lagerbestände am tatsächlichen Materialverbrauch auszurichten. Dieses Vorgehen wird auch als Pull-Methode oder Just-in-Time-Fertigung (JIT) bezeichnet. Dabei wird Nachschub erst angefordert, wenn der Vorrat zu Ende geht.

Seit den 2000er Jahren hat sich die Nutzung des Kanban-Prinzips von der Produktionslogistik auf viele andere Anwendungsbereiche ausgeweitet. Ausschlaggebend dafür waren die Arbeiten von David J. Anderson, der als Erster die Ideen von Kanban auf andere organisationale Prozesse erweitert hat. Das Kanban Framework beruht dabei auf mehreren Grundprinzipien und Praktiken. 

Die Grundprinzipien von Kanban

Die agile Methode beinhaltet drei Grundprinzipien:

1. Starte mit dem, was du jetzt machst und respektiere die aktuellen Prozesse.

Du musst keine neue Organisationsstruktur bauen oder alle Prozesse neu definieren. Du startest als ersten Schritt ganz einfach damit, dass du den Status Quo deiner aktuellen Arbeitsweise transparent machst.

Kanban_prozesse

2. Strebe nach inkrementeller, evolutionärer Verbesserung.

Kanban ist eng mit der Idee der kontinuierlichen Verbesserung verknüpft. Dies bezieht sich nicht nur auf das Produkt deiner Arbeit, sondern ganz explizit auch auf deine Arbeitsweise. Durch kontinuierliche Messungen gewinnst du empirische Daten, anhand derer du dein Arbeitssystem weiterentwickeln und optimieren kannst.

3. Fördere Leadership auf allen Ebenen.

In Kanban geht es darum, die Arbeit zu managen, nicht die Arbeitenden. Dementsprechend werden zwar Ziele definiert, die Verantwortung, wie diese Ziele bestmöglich erreicht werden können, wird jedoch in die Teams gegeben. Entscheidungen werden nicht nach dem HiPPO-Prinzip (Highest Paid Persons Opinion), sondern basierend auf empirisch gewonnenen Daten getroffen.

Kanban_leadership

Die sechs Praktiken von Kanban

Neben diesen drei Grundprinzipien gibt es sechs Praktiken, die dir dabei helfen, Kanban konkret in der Praxis umzusetzen:

1. Visualisiere deine Arbeit.

Der erste Schritt zu einer Veränderung ist das Verstehen des Status Quo. Mithilfe der Visualisierung deiner Arbeitspakete und -schritte schaffst du Transparenz über deinen Arbeitsprozess.

Kanban_visualisieren

2. Limitiere den Work in Progress.

Menschen sind nicht in der Lage, Multitasking zu betreiben. Zumindest dann nicht, wenn es um Dinge geht, die unsere kognitive Aufmerksamkeit erfordern. Aus diesem Grund ist es ein zentrales Ziel von Kanban, Arbeit abzuschließen, anstatt immer neue Arbeit in das System hereinzugeben. Auf den Punkt gebracht wird diese Idee in dem Satz „Stop starting, start finishing“.

 

3. Manage Flow.

Das System ist so zu gestalten, dass sich möglichst wenig Arbeit staut und gleichzeitig möglichst wenig Leerlauf entsteht. Ein zentrales Element dabei ist das schon erwähnte Pull-Prinzip. Dabei „zieht“ sich die im Arbeitsprozess nachgelagerte Person (oder das nachgelagerte Team) die Arbeit erst, wenn sie die dafür notwendige Kapazität hat. Sie nimmt also immer nur eine begrenzte Anzahl an Arbeiten gleichzeitig an. Dementsprechend sollte die Arbeit, die in ein System gegeben wird, stets genauso groß wie die Arbeit sein, die wieder aus dem System herausgeht.

 

4. Mache Regeln und Prozesse explizit.

Die Visualisierung am Kanban-Board hilft nicht nur dabei, die Arbeit selbst, sondern auch alle fest definierten und alle ungeschriebenen Regeln in deinem Arbeitssystem transparent zu gestalten.

Das Ziel dabei ist es, den aktuellen Status Quo festzuhalten, nicht, einen Wunsch-Zustand zu beschreiben. Stellen wir fest, dass es Regeln gibt, die zwar auf dem Papier existieren, an die sich jedoch niemand hält, dann zeigt uns Kanban diese Diskrepanz auf. Die Diskussion dieser Regel führt zu drei Möglichkeiten: Die Regel wird verworfen, die Regel wird geändert oder das Team verpflichtet sich, die Regel zukünftig zu beachten.

Kanban_explizit

5. Implementiere Feedback-Loops.

Regelmäßige Feedback-Schleifen helfen dabei, das System zu optimieren. Daher sind Retrospektiven, in denen du und dein Team eure Arbeitsweise beleuchtet, Gründe für Blockaden und Engpässe analysiert und Vorschläge zur Verbesserung des Arbeitsprozesses diskutiert, ein fester Bestandteil von Kanban.

Aus den so gewonnenen Erkenntnissen werden konkrete Maßnahmen abgeleitet, die nach dem Prinzip eines Experiments für einen bestimmten definierten Zeitrahmen ausprobiert und dann erneut evaluiert werden. In Kanban gehen wir nicht davon aus, dass wir den heiligen Gral der perfekten Zusammenarbeit finden können. Unser Wissen ist immer nur der aktuelle Stand des Irrtums und wird fortlaufend einem Realitätscheck unterzogen.

6. Verbessere gemeinsam und entwickle experimentell weiter.

In der sechsten Praktik wird die Idee der kontinuierlichen Verbesserung und dem Arbeiten mit Experimenten sehr deutlich. Das Vorgehen in Kanban orientiert sich an den Phasen des Deming-Kreises (PDCA: Plan – Do – Check – Act). Dieser Zyklus stellt sicher, dass sich nur die Veränderungen durchsetzen, die sich nachweißlich als sinnvoll erweisen. In Kanban werden also Experimente gestartet, systematisch ausgewertet und anhand der gewonnenen Erkenntnisse Entscheidungen getroffen, um das Produkt oder den Service zu verbessern. Dabei ist das gesamte Team dafür verantwortlich, Verbesserungen zu initiieren.

Kanban_praktiken

Fazit

Der Fokus von Kanban liegt auf einem guten Zusammenspiel innerhalb und vor allem zwischen den Teams. Es geht explizit nicht um die Schaffung von einzelnen „high performing individuals“ oder Teams, sondern um eine optimale Zusammenarbeit. Das bedeutet, dass das Arbeitssystem als Ganzes und nicht die Arbeitsleistung Einzelner optimiert werden soll.

Diese Aufmerksamkeitsverschiebung von der Leistung Einzelner zur Interaktion bietet zusammen mit den beschriebenen drei Prinzipien und sechs Praktiken viele Möglichkeiten für Organisationen, eine erfolgreiche und nachhaltige Arbeitsweise zu etablieren.

Du möchtest mehr über Kanban lernen? Bei troodi bieten wir ein Lernprogramm an, um dich genau dabei zu unterstützen. Unser Agile Coach und zertifizierter Kanban Management Professional Julian Wonner begleitet dich durch die einzelnen Kapitel. Das kannst du alles aus dem Lernprogramm mitnehmen:

  • Definition und Entstehung von Kanban
  • Grundsätze und Methoden von Kanban
  • Vorteile von Kanban
  • Beispielhafte Anwendungssituationen
  • Umsetzung alleine und/oder in Teams

Hier kannst du dir einen Trailer des Lernprograms anschauen.

 

Du kannst dir auch einfach einen kostenlosen Testzugang erstellen oder uns bei weiteren Fragen per Mail oder telefonisch kontaktieren.

Jacqueline Soldan
Marketing Managerin
Als Marketing Managerin bei troodi ist Jacqueline in sämtliche Marketing Aktivitäten über verschiedene Kanäle involviert. Ihren professionellen Hintergrund hat sie im Event Management mit einem Bachelor in International Business Communication, Schwerpunkt Marketing und Personalmanagement.

MEHR INTERESSANTE BLOGARTIKEL

5 Tipps zum Selbstlernen

5 Tipps zum Selbstlernen

Digitales Selbstlernen verspricht individuellere und damit potenziell effektivere Entwicklung von Mitarbeitenden. Für Lernende ist es allerdings nicht immer einfach, das Engagement aufrecht zu erhalten. Um Lernprojekte erfolgreich zu gestalten, bedarf es bestimmter Rahmenbedingungen. Wir zeigen fünf Tipps, die dabei helfen können, den eigenen Lernprozess zu strukturieren und nachhaltig voranzutreiben.

Wie funktioniert agiles Arbeiten?

Wie funktioniert agiles Arbeiten?

Organisationen müssen immer schneller auf immer komplexere und dynamischere Prozesse und Arbeitsabläufe reagieren. Das Thema Agilität wird dadurch zunehmend wichtiger. Durch agiles Arbeiten sind schnellere Reaktionen auf Veränderungen möglich, die Zusammenarbeit kann verbessert und die Qualität der Ergebnisse erhöht werden. Wie funktioniert agiles Arbeiten genau und welche Methoden gibt es?

Was ist New Work?

Was ist New Work?

Unsere Arbeitswelt verändert sich rasant durch die zunehmende Digitalisierung und Globalisierung. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, passen sich Organisationen an die neuen Gegebenheiten an. Das Konzept New Work reagiert auf diese Veränderungen. Doch was genau steckt hinter dem Begriff? Und wie lässt sich New Work praktisch umsetzen?